エントリーエースをより良く運用するために
  エントリーエースをより良く運用するためにはFAX-OCRの特性・限界について理解しておく必要があります。
 
エントリーエースの効果と運用上の注意

  通常のデータエントリでは、データ入力&入力内容チェックという作業が必要ですが、エントリーエースを用いる事によって、OCR変換内容のチェック、誤認識データの訂正という作業に変わります。
このため、チェック作業の効率化とキーボード入力量の減少が可能となり、熟練者でなくても作業効率が向上します。
しかし熟練者が専用の入力アプリケーションで入力した場合と比較すると、入力データ量が少ない場合はOCR処理の方が作業効率が悪い場合があります。

  また、エントリーエースでは、OCR変換内容のチェック、誤認識データの訂正をせずに自動的にテキストファイルを出力すること(自動OCR)が可能であり、この場合は非常に効率の高い処理が可能となりますが、この方法で出力されたデータはノーチェックであり、誤認識データが含まれるので以下のような対処が、継続システムで必須となります。

  • 各種コードについては、チェック桁を設けアプリケーションでチェックできる仕組みを構築し、さらに、マスタマッチングを行い誤りを検出する。
  • 数量、金額等は合計を記入し矛盾がないかをチェックする。
  • 一つのデータを別々の場所に2重記入し、両方の結果が同一かチェックする。
  • エラーとなったデータを簡単に訂正できる仕組みを構築する。

  したがって、自動OCRを行う場合は、OCR処理するデータを数字に限定でき、データの記入者やFAX送信者に協力を求められることが望まれます。品質が悪く、訂正が多いデータの場合は自動OCRを行うとかえって作業効率が低下しますので、自動OCRを行う前に非自動OCR(手動OCR)を行い、品質と対応方法(成功率の高いもののみ自動OCRする等)を検討してから運用を開始する必要があります。

 
FAX-OCRの性能限界

  OCR処理は誤認識データを含むことが前提となります。仮に認識率99%とした場合100文字に1文字は誤認識する計算となりますし、通常の場合、OCRソフトはスキャナを利用することが前提となっております。すでにOCRソフトをご利用になっている場合はお試しいただけますが、FAXで受信した帳票は、ほとんどのOCRソフトで処理できません。
  エントリーエースは高度な補正機能により、FAX受信したデータでもOCR処理が可能ですが、以下のような場合はOCR処理ができなかったり、認識率が低下する事があります。
  • 用紙の傾きが大きく、データの一部が切れてしまった場合。
  • 用紙の傾きが一定でない場合。
  • 受信したFAXイメージデータに大量のノイズや汚れがある場合。
  • 文字が薄い、またはかすれている場合。
  • 極端にバランスが崩れた文字。
 
FAX-OCRに適した運用 (例;社内業務全般など)

  エントリーエースは以下の条件を満たすことにより、効果的な運用が期待できます。
(必須条件ではありません)
  • 送信原稿の記入者と、FAX送信者に簡単な教育が実施できる。
  • OCR処理対象文字を数字に限定できる。
  • 送信側FAXのメンテナンス(清掃・保守点検)ができる。
 
FAX-OCRに不向きな運用 (例;不特定多数の受発注業務など)

  以下のようなケースでは、OCR処理時の作業負荷が高くなります。
  • 送信原稿の記入者や、FAX送信者に簡単な教育さえ実施が不可能。
  • 送信側FAXのメンテナンス(清掃・保守点検)が困難。
  • 汚れが目立つFAXの使用。
 
ご注意
  • 当システムを導入した機器(エントリーエースクライアントを除く)は、専用機での運用を推奨します。
  • 1日1回以上マシンの再起動を行ってください。多くのパソコンは長時間連続して稼動させると、ソフト・ハードともに異常を起こす可能性が高くなってしまいます。(自動再起動機能あり)
  • OCR帳票(送信原稿)には、濃色の筆記具(黒、青)で指定枠内に丁寧に記入願います。
  • 用紙はB4以下の用紙が使用できますが、A4以下でのご利用をお勧めします。
    FAX受信・補正処理・OCR処理にかかる時間は用紙の大きさによるため、B4用紙ではA4用紙の3倍以上の処理時間がかかる場合があります。
  • たて向き用紙での使用は、CRTが横長のためOCR認識の確認,訂正時にスクロール量が増え効率が悪くなります。特に17インチ以下のCRTでは注意が必要です。

株式会社エー・シー・イー